Понятие «Легализация документа» включает в себя целый ряд строго определенных формальных процедур для наделения документа юридической силой на территории другого государства. Целью легализации документа, выданного в одной стране, является его действительность и возможность предъявления в государственных органах другой страны.
Легализация документов всегда необходима, когда документы предоставляются в государственные органы другой страны. Например, документ, который был выдан на территории России, имеет юридическую силу исключительно в Российской Федерации. Здесь его можно предъявлять в различных госорганах, но для предоставления документа в официальные органы другого государства необходима его легализация.
Основным правилом легализации является то, что сама процедура легализации осуществляется исключительно на территории того государства, где документ был выдан либо оформлен. Документ. ру предоставляет услуги по легализации документов, которые были выданы либо оформлены на территории России или СССР в период его существования. Документы, выданные официальными органами других государств за пределами РФ, легализовать на территории Российской Федерации невозможно.
Общая схема процесса легализации документов выглядит следующим образом:
Легализация документа не требуется только в трех случаях:
- когда учреждение, в которое вы представляете документ, не требует его легализации;
- когда между Россией и государством, на территории которого вы планируете использовать документ, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации;
- когда легализация документа невозможна по причине его вида/типа/характера.
Во всех остальных случаях легализация документа для его отправки за рубеж обязательна.
Существует два основных вида легализации документов — проставление штампа «Апостиль» и консульская легализация. Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны назначения документа, т. е. страны, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.
Проставление штампа «Апостиль» (иногда данную процедуру также называют «упрощенная легализация» или «апостилирование») применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации — проставление штампа «Апостиль»
Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.
Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ, органах МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения в Российской Федерации. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.
Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура — легализация документа в Торгово-промышленной палате РФ. а затем в консульстве страны назначения.
Более подробную информацию о консульской легализации и легализации в Торгово-промышленной палате РФ Вы найдете на сайте www. legalization. com. ru .